Beglaubigung von Urkunden

Stand Juli 2021

Zu den gängigsten Irrtümern von Parteien und immer wiederkehrenden Quell umfangreichen Erklärungsbedarfs, zählen die Annahmen, dass die in Österreich akkreditierten Konsulate Dokumente ihrer Entsendestaaten beglaubigen und/oder deren rechtmäßigen Inhalt legalisieren.

Was für diese Parteien auf den ersten Blick unlogisch erscheint, hat jedoch handfeste Gründe, dient der bilateralen Rechtssicherheit von Dokumenten und damit auch deren damit verbundenen Anerkennung und Wirkung.

In Österreich akkreditierte Konsulate beglaubigen Dokumente und Urkunden aus Österreich, um diesen in ihrem Entsendestaat Rechtsgültigkeit zu verleihen.

Beglaubigt werden jedoch nicht die Dokumente und/oder deren Inhalt, sondern lediglich die Unterschrift des hierzu befugten Beamten und das Amtssiegel der vorhergehenden Beglaubigung des Dokuments durch das Büro für Konsularbeglaubigungen im Bundesministerium für Europäische und internationale Angelegenheiten der Republik Österreich (BMEIA).

Um Dokumenten der Entsendestaaten in Österreich Rechtskraft zu verleihen, ist der umgekehrte Weg erforderlich. Diese sind zuerst von der Beglaubigungsabteilung des Außenministeriums des jeweiligen Entsendestaates zu beglaubigen und anschließend von der österreichischen Vertretungsbehörde im Entsendestaat (über-) zu beglaubigen.

Vor jeder (Über-) Beglaubigung gilt es jedoch, eine Reihe von Bestimmungen und Regelungen zu beachten, die im Folgenden auszugsweise enthalten sind.

Beglaubigung:

Urkunden müssen in einem Formalakt beglaubigt werden, mit dem die Echtheit einer Unterschrift und der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichnende gehandelt hat, sowie eines Siegels (Stempel) des Ausstellers bestätigt wird, um in einem anderen Land verwendet werden zu können.

Die Beglaubigung einer öffentlichen Urkunde im internationalen Gebrauch bestätigt lediglich die Echtheit der Unterschrift und des Amtssiegels, die Beglaubigung der Unterschrift auf einer privaten Urkunde bestätigt lediglich die Echtheit dieser Unterschrift.

Unterschriftsproben:

Die zur (Über-) Beglaubigung erforderlichen Unterschriftsproben der Bediensteten des BMEIA, die zur Unterfertigung von Beglaubigungsvermerken des BMEIA befugt sind, werden den in Österreich akkreditieren Konsulaten entweder vom BMEIA zugesandt, oder sind von diesem anzufordern (siehe Kontaktdaten).

Beglaubigungsfreiheit:

Die Republik Österreich hat mit verschiedenen Staaten Vereinbarungen über völlige, als auch teilweise Beglaubigungsfreiheit abgeschlossen. Art und Umfang der hierin eingeschlossenen Staaten ist im jeweiligen Fall abzuklären.

Innerhalb der europäischen Union gilt die Befreiung für bestimmte, von Behörden eines Mitgliedsstaats ausgestellter, öffentlicher Urkunden und beglaubigter Kopien hiervon, sowie für die Verwendung mehrsprachiger Standardformulare und der Anerkennung von beglaubigten Übersetzungen.

Aussetzung der Beglaubigung

Wichtig zu wissen ist, wenngleich die in Österreich akkreditieren Konsulate hiervon nur indirekt betroffen sind, dass österreichische Vertretungsbehörden in manchen Ländern Urkunden nicht beglaubigen dürfen, wenn in diesen Ländern keine zuverlässige Überprüfung der Echtheit oder inhaltlichen Richtigkeit dieser Urkunden gewährleistet werden kann. Derzeit sind folgende Staaten hiervon betroffen:

Afghanistan, Äquatorialguinea, Burundi, Irak, Komoren, Kongo (Brezzaville), Kongo - Demokratische Republik (Kinshasa), Korea - Demokratische Volksrepublik, Myanmar, Somalia, Sudan (Khartum), Südsudan und Tschad.

Voraussetzungen für die (Über-) Beglaubigung:

Das Dokument soll im internationalen Rechtsverkehr in Staaten verwendet werden, in denen nicht das Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung, oder kein sonstiges Abkommen über Beglaubigungsfreiheit gilt.

Der jeweils vorgesehene innerstaatliche Beglaubigungsweg wurde vollständig eingehalten, die Urkunde kann ebenso eindeutig gelesen, wie die beigesetzten Unterschriften und Amtssiegel anhand der zur Verfügung gestellten Muster identifiziert werden und eine - aus mehreren Blättern bestehende - Urkunde untrennbar miteinander verbunden ist. Bei privaten Urkunden darf kein Zweifel an deren Richtigkeit bestehen.

Dokumente die durch das BMEIA (Über-) beglaubigt werden:

Originale und Duplikate von österreichischen Urkunden, deren Abschriften oder Kopien einschließlich mit diesen verbundenen Übersetzungen, wenn die (Über-) Beglaubigungen des Originals oder Duplikats der Urkunde nicht möglich oder zumutbar ist.

Originale von in Österreich errichteten privaten Urkunden und öffentlichen Urkunden, die von österreichischen Vertretungsbehörden im Ausland errichtet wurden, sowie in bei den Fällen auch deren Übersetzungen.

Dokumente die durch das BMEIA nicht (Über-) beglaubigt werden:

Ausländische und private Urkunden in jeder Form.

In Österreich errichtete private Urkunden zu Sachverhalten, welche die Behörden in öffentlichen Urkunden zu verfügen haben, wie z.B. eidesstattliche Erklärungen zum Personenstand, Finanzabgaben, Eintragungen in öffentliche Register.

Urkunden, bei denen es sich um bloße Beglaubigungs– oder Vidimierungsvermerke handelt, sowie nur elektronisch vorliegende Dokumente, oder Ausdrucke von öffentliche Urkunden die lediglich elektronisch signiert und nicht händisch unterschrieben und mit Amtssiegel versehen sind.

Antragstellung auf (Über-) Beglaubigung beim BMEIA:

Beglaubigungen von österreichischen Urkunden können beim Büro für Konsularbeglaubigungen im BMEIA entweder persönlich, nach vorheriger telefonischer oder E-Mail Terminvereinbarung, oder mittels Postversand eingeschrieben eingebracht werden.

Parteienverkehr bei persönlicher Einbringung ist Montag bis Freitag von 09:00 bis 12:30 Uhr, in 1010 Wien, Leopold-Figl-Gasse 5. Die Gebühr pro Beglaubigungsvermerk beträgt aktuell € 17,50.

Der Postversand erfolgt eingeschrieben mit einem Begleitschreiben an das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten, Büro für Konsularbeglaubigungen, in 1010 Wien, Minoritenplatz 8.

In diesem Fall ist neben der Gebühr für den Beglaubigungsvermerk in der Höhe von € 17,50, eine einmalige Eingabegebühr von € 14,50 zu entrichten, die mit Zahlschein vorgeschrieben wird.

Die Retournierung der beglaubigten Unterlagen an den Antragsteller erfolgt in der Regel innerhalb weniger Tage. Die Rücksendung der Dokumente erfolgt nur innerhalb von Österreich.

(Über-) Beglaubigung durch in Österreich akkreditierte Konsulate:

Im Anschluss an die Beglaubigung der Dokumente durch das BMEIA erfolgt die Überbeglaubigung durch das zuständige Konsulat in Österreich.

Hierzu empfiehlt sich die Verwendung von Beglaubigungsvermerken in Form von Aufklebern, um die Dokumente vor Beschädigungen, die bei direktem Aufdruck entstehen könnten, zu schützen.

Der Beglaubigungsvermerk ist auf derselben Seite anzubringen (aufzukleben) wie der des BMEIA und so abzustempeln, dass der Stempel des Konsulates und die folgende Unterschrift der zur Beglaubigung befugten Person des Konsulates, sowohl den Aufkleber, wie auch das Dokument bedeckt.

Die in den obigen Beispielen Rot markierten Textstellen sind einerseits auf das jeweilige Konsulat anzupassen, sowie jene Textstellen die sich auf den aktuellen Beglaubigungsakt beziehen, auf diesen. Das Wappen und der Stempel der U.C.C.A. dienen als Beispiele und sind durch Insignien des Entsendestaates (Wappen oder Landesfahne), sowie durch den Amtsstempel des Konsulates zu ersetzen.

Bei Bedarf stellt die Union des Consularischen Corps ihren Mitgliedern landesspezifische Vorlagen (mit unterlegtem Wappen oder Landesfahne, mit Bezeichnung des betreffenden Konsulats, im Rahmen des Mitgliederservice unentgeltlich zur Verfügung.

Die Bereitstellung dieser Vorlagen erfolgt nach Anforderung elektronisch als Word Dokument.

Konsulate, die keine Mitglieder der U.C.C.A. sind, können dieses Service ebenfalls gegen eine einmalige Gebühr von € 75,- in Anspruch nehmen.

Dokumentation - Archivierungvon (Über-) Beglaubigungen:

Sofern keine expliziten, anderslautenden Anweisungen der Behörden des Entsendestaates hierzu vorliegen, empfiehlt sich eine gesicherte Dokumentation und Archivierung durchgeführter Beglaubigungen, zu deren jederzeit und dauerhaft verfügbaren Nachvollziehbarkeit und Vorlage in elektronischer Form als „pdf“ Dateien.

Die Dokumentation sollte in diesem Fall durch Scan des gesamten Dokuments, inklusive der Beglaubigungsvermerke erfolgen und anschließend unter Angabe des Beglaubigungsdatums und dem Namen des Antragstellers, gespeichert werden.

Allgemeines:

Bei regelmäßig wiederkehrenden Vorgängen, wie z.B. Eheschließungen österreichischer Staatsbürger im Entsendestaat des Konsulates, ist es allemal besser, dem Antragsteller ein Dokument mehr zur Beglaubigung und Mitnahme zu empfehlen. Nichts ist teurer und folgenschwerer für den Antragsteller als ein fehlendes Dokument vor Ort.

Als Maßstab hierfür sollte stets die aktuell bekannte Maximalanforderung an Dokumenten herangezogen werden, die in einzelnen Regionen und/oder Verwaltungsbezirken eines Landes durchaus unterschiedlich sein können.